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文章でのコミュニケーションで気をつけていること

はじめに

しみずです。どうぞよろしく。
13日の金曜日ですね。今日という日は何か思う事があるんじゃないでしょうか。

ということで、この業界的にチャット等、文章でのやり取りする機会がそれなりに多かったので
それに対する知見というか、自分が感じるこうだったら嬉しいということをまとめてみました。

全般

  • 用語を統一する
  • 長い文章は読まれない。かといって短い文章は伝わらない

用語を統一する

用語は統一しましょう。
本来は関係者全員で統一できるのが理想ですが、そううまくは行かないことも多いため
少なくとも自分が発言する時は、昨日はこういう言い方をしてたけど、今日は違う言い方をするのは避けたほうが良いです。
相手からすると、違う事を言ってるのかな?となってしまう懸念があります。

長い文章は読まれない。かといって短い文章は伝わらない

ちょうどいい塩梅が求められるんですけど、こればっかりは経験だったり相手によったりするところで
ちゃんと長い文章でも読んでくれる人もいれば、3行以上だと読んでくれない人もいるかもしれません。
なかなかこれが難しいんですけどね。

何かを質問する場合

  • 質問の意図を明確にする。
  • 相手に選択肢を与えてあげる
  • 複数質問がある場合、質問ごとに箇条書きにする

質問の意図を明確にする

例えば、自分が開発者だとして、テスターから
「○○の機能ってまだ未実装ですか?」
と聞かれた場合
そのあたりになにか不具合があったのかな?
と思います。

これが口頭だったらこの質問でも良いのですが、チャットだとタイムラグが発生してしまうので
「何かありましたか?」
と聞いた時にすぐに回答がもらえないと、もどかしかったりします。

質問者の意図としては、何か不具合があったから質問していているはずですので
相手に質問する時は、その不具合(意図)も一緒に書いておくと良いです。
「○○のような現象が発生したのですが、この機能はまだ未実装ですか?」
のような感じですね。

相手に選択肢を与えてあげる

こちらが想定する回答が複数あれば、選択肢を箇条書きにして
この中でどれですか?と質問をすると、期待した回答がもらえることが多いです。
(選択肢の言葉ではない回答をされることもたまにありますが)

複数質問がある場合、質問ごとに箇条書きにする

質問が複数ある場合、文章形式でつらつら書いていくと、質問が複数あることが伝わりづらいため
しばしば1つ目の質問のみ回答されることがあります。

なので、複数質問ある場合は箇条書きにして複数あることが明確になるようにすると良いです。

質問を受ける場合

  • 相手がどのような回答を求めているかを理解する
  • 相手から選択肢が与えられていた場合は、その選択肢で回答をする
  • 質問を質問で返すのはなるべくやめる

相手がどのような回答を求めているかを理解する

相手からの質問はどのような質問が来るかわかりません。
端的な質問かもしれませんので、相手の質問の意図がわからないこともあるかもしれません。
そういう場合もなるべく回答を出すのが良いです。

「もし、○○のことでしたら、△△ということになります」
のような感じで、こちらが意図を予想してその場合の回答をすると親切ですね。
意図が違う場合は、意図を教えてくれると思います。

相手から選択肢が与えられていた場合は、その選択肢で回答をする

相手から選択肢が与えられているということは、その選択肢で回答して欲しいという思いがあるはずです。
なので、与えられた選択肢で回答しましょう。補足があればその後に書くとかで。

選択肢に答えが無い場合もあるかもしれないので、その事を伝えた後で回答をすれば良いです。

質問を質問で返すのはなるべくやめる

回答するために必要な質問であれば、質問を返すのは仕方がないですが
そうではないのに、質問を質問で返すのはやめた方が良いです。

何らかの不具合を報告する場合

  • 手順を箇条書きにする
  • どのような不具合かを明確にする
  • 期待動作を書く
  • バージョン、発生環境を記載する
  • 前はどうだったか、別の環境ではどうだったかを記載する

手順を箇条書きにする

これは重要です。
分からない人でも再現できるような手順が記載されているのが理想ですが
関係者のみしか知らないような情報を使ってテストをする場合もあると思いますので
最低限、関係者であれば確実に再現できる手順を箇条書きで記載されていると良いです。

  1. アプリを起動する
  2. ID.パスワードを使ってログインする
  3. ○○のタブを選択する
  4. ○○ボタンを選択し、設定画面を出す

のような感じですね。

どのような不具合かを明確にする

どの動作が不具合と思ったのかを明確にしましょう。
もしかしたらそれは不具合ではないかもしれないので、
明確にしていないと開発者は何が不具合で何を修正すれば良いのか?と思ってしまうかもしれません。

明確にしていれば、「これは不具合なので直そう」「これは仕様なのでそうやって返事しよう」という判断がしやすいです。

期待動作を書く

期待動作を書きましょう。
どう動けばよいか不明な場合は、仕様を決定している人に確認を取った後で記載するか
期待動作はどうなればよいか不明で、仕様も確認して欲しい旨を記載しましょう。

バージョン、発生環境を記載する

発生したアプリのバージョン、発生環境を記載しましょう。機種依存の問題もあるかもしれません。
(AndoridやiOSのバージョン、確認端末名は何だったか等)

前はどうだったか、別の環境ではどうだったかを記載する

できれば、前のバージョンや、別の環境ではどうなのかを確認し、それも記載するようにすると
開発者は今回のバージョンで混入した不具合なのか。機種依存の問題なのか等、見ただけで判断しやすいです。

おわりに

先月、仔猫を新しく迎えました。
近所の嫁さんママ友の車の中に入り込んでいたみたいで、保護したけど飼えなくて困ってるということで
うちもちょうど2匹いてもいいんじゃないかという話をしていたので、迎え入れることにしました。
名は寅次郎。人呼んでフーテンの寅。元気に育っています。

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